Opas · 8 min lukuaika

Näin parannat freelancerin kannattavuutta ajanseurannan avulla

Useimmat freelancerit seuraavat tunteja laskuttaakseen asiakkaita. Ne, jotka rakentavat oikeasti kannattavaa liiketoimintaa, seuraavat tunteja vastatakseen toiseen kysymykseen: mitkä asiakkaani kannattaa pitää? Tämä opas näyttää miten.

Lyhyesti

Seuraa jokaisessa tehtävässä sekä laskutushintaa että kustannushintaa. Niiden ero on todellinen tuntikatteesi.
Ryhmittele kirjattu aika asiakkaan mukaan. Järjestä ROI:n, ei liikevaihdon mukaan: suurin asiakas on usein vähiten kannattava.
Hinnoittele uudelleen tai luovu alimmasta 20 prosentista. Käytä vapautuneet tunnit paremman katteen töihin tai markkinointiin.

Miksi pelkkä tuntien seuranta ei kerro kannattavuudesta

Tyypillinen ajanseurantanäkymä kertoo, kuinka paljon laskutit. Se on liikevaihtoluku. Liikevaihto ei ole katetta. Jos asiakas maksaa sinulle 80 euroa tunnilta, mutta työ ajaa sinut palkattomiin ylitöihin, pakottaa hylkäämään paremmin maksavia keikkoja ja vie yhden lauantain kuukaudessa korjauksiin, todellinen tuntihintasi on paljon alle 80 euroa.

Ratkaisu on seurata laskutushinnan rinnalla toista lukua: kustannushintaa. Kustannushinta on se, mitä yksi työtuntisi todella maksaa toteuttaa. Siihen sisältyy yleensä:

Tavoitepalkkasi jaettuna tunneilla, jotka voit realistisesti laskuttaa vuodessa (yleensä 1000, 1400, ei 2000).
Ohjelmisto-, laite- ja yhteistyötilakulut jaettuna samojen laskutettavien tuntien kesken.
Verot ja eläkemaksut, jotka varaat jokaisesta laskuttamastasi eurosta.
Aika, jonka käytät palkattomaan työhön: tarjoukset, hallinto, oppiminen, markkinointi.

Kun molemmat luvut ovat käytössä, jokaisella kirjatulla tunnilla on todellinen kate. Se luku kertoo, kannattaako asiakas pitää.

Yksinkertainen tapa laskea kustannushinta

Tähän ei tarvita kirjanpitäjää. Ota viime vuoden summat (tai realistinen ennuste tälle vuodelle) ja käytä tätä kaavaa:

cost_rate = (target_income + fixed_costs + tax_reserve) / realistic_billable_hours

Esimerkkilaskelma kokopäiväiselle freelancerille, jonka tavoitetulo on 60 000 euroa vuodessa:

Tavoitetulo: 60 000 euroa
Kiinteät kulut (työkalut, vakuutukset, yhteistyötila, laitteet): 6000 euroa
Vero- ja eläkevaraus (noin 35 % bruttotulosta): 35 000 euroa
Realistiset laskutettavat tunnit: 1200 (noin 25/viikko 48 viikon ajan)

Tästä syntyy 84 euron kustannushinta tunnilta. Jos laskutat 90 euroa tunnilta, teet 6 euroa todellista katetta per työtunti. Jos laskutat 120 euroa, teet 36 euroa. Tämän luvun pitäisi ohjata hinnoittelukeskustelujasi, ei verkkosivullasi näkyvän listahinnan.

Järjestä asiakkaat ROI:n, ei liikevaihdon mukaan

Kun jokaisella kirjauksella on laskutus- ja kustannushinta, voit ryhmitellä ajan asiakkaan mukaan ja laskea todellisen asiakaskohtaisen ROI:n:

client_roi = (billed_amount − cost_amount) / cost_amount

Järjestä asiakaslistasi tämän luvun mukaan viimeisten 90 päivän ajalta. Tulokset yllättävät usein:

"Ankkuriasiakas" joka maksaa ennustettavasti joka kuukausi, on usein heikoimman ROI:n asiakas. Pitkät asiakassuhteet keräävät laajuuden hiipumista, palkattomia palavereja ja hinnan jämähtämistä.
Pienet kuukausisopimusasiakkaat voivat näyttää hyviltä liikevaihdossa, mutta piilottavat kalliin kontekstinvaihdon. Jos 400 euron kuukausisopimus vie kuusi tuntia parasta keskittymisaikaasi, todellinen tuntihinta on 67 euroa, usein alle kustannushinnan.
Projektikohtainen työ hyvin rajatuille asiakkaille voittaa yleensä tuntiveloituksen, kun olet tehnyt niitä muutaman ja tiedät, kuinka kauan kukin vaihe todella kestää.

Tämän harjoituksen konkreettinen tulos on lyhyt lista asiakkaista, joiden ROI on alle tavoitekatteesi. Se on toimintalistasi.

Mitä tehdä listan häntäpäälle

Jokaiselle heikon ROI:n asiakkaalle on kolme vaihtoehtoa, järjestyksessä lievimmästä radikaaleimpaan:

1. Hinnoittele seuraava toimeksianto uudelleen

"Viime neljänneksellä käytin keskimäärin 22 tuntia kuukaudessa tiliisi hintaan X euroa. Jotta tämä pysyy kestävänä, minun täytyy siirtyä hintaan Y ensi kuusta alkaen." Useimmat asiakkaat suostuvat, koska vaihtoehto on etsiä joku muu, joka ymmärtää heidän työnsä.

2. Muokkaa laajuutta

Joskus hinta on kunnossa, mutta toimitusmalli on väärä. Siirry tuntiveloituksesta kiinteään kuukausisopimukseen selkeillä rajoilla, tai vaihda pelkkään asynkroniseen viestintään lopettaaksesi palaverien viemän ajan. Seuraa vielä kuukausi ja laske ROI uudelleen.

3. Luovu asiakkaasta

Jos asiakas ei hyväksy uutta hintaa eikä uutta laajuutta, rehellinen totuus on, että hän ei yksinkertaisesti varaa sinuun. Anna 60 päivän irtisanomisaika, auta löytämään korvaaja ja käytä vapautuneet tunnit parempaa katetta tuottavaan työhön tai markkinointiin.

Työkalut, joita tarvitset

Kannattavuuteen keskittyvä työnkulku vaatii kolme asiaa, joita tavallinen ajanseurantatyökalu ei yleensä tarjoa:

Kustannushinta jokaiselle tehtävälle, ei pelkkää laskutushintaa, muuten näet vain liikevaihdon.
Hinnoittelusäännöt jotka joustavat asiakkaan ja kategorian mukaan, jotta kiireellinen työ asiakkaalle A voi laskuttaa enemmän kuin ylläpitotehtävä asiakkaalle B ilman jokaisen kirjauksen käsin muokkaamista.
ROI-kojelauta joka ryhmittelee asiakkaan ja projektin mukaan, jolloin edellä kuvattu järjestäminen vie yhden klikkauksen, ei koko viikonloppua taulukkolaskennassa.

Juuri tätä varten rakensimme Minuttion. Jokaisella tehtävällä on oletuksena molemmat hinnat, hinnoittelusäännöt ratkaistaan tärkeysjärjestyksessä, ja kojelauta näyttää asiakaskohtaisen katteen suoraan käyttöön otettuna. Ilmainen taso kattaa jopa 25 tehtävää, mikä riittää testaamaan edellä kuvatun harjoituksen nykyisillä asiakkaillasi ja katsomaan, tukeeko data mutu-tuntumaasi.

Näe asiakaskohtainen kate omilla luvuillasi

Tuo edellisen neljänneksesi tiedot, lisää kustannushinta ja anna kojelaudan järjestää asiakkaasi puolestasi. Ilmainen ensimmäisille 25 tehtävälle, ei korttia tarvita.

Aloita kannattavuuden seuranta Vertaa Clockifyyn

Usein kysytyt kysymykset

Miten freelancerin kannattavuus eroaa liikevaihdosta?

Liikevaihto on se, mitä asiakas maksaa sinulle. Kannattavuus on liikevaihto vähennettynä sillä, mitä työn tekeminen todella maksoi: aikasi realistisella kustannushinnalla sekä työkalut, alihankkijat ja yleiskulut, jotka kohdistuvat kyseiseen asiakkaaseen. Asiakas voi tuoda paljon liikevaihtoa mutta silti vähän katetta, jos työ vie huomattavasti enemmän aikaa kuin hinnoittelit.

Mikä on hyvä asiakaskohtainen ROI freelancerille?

Kestävä freelancer-toiminta tavoittelee yleensä vähintään 2x tuottoa kustannuksiin nähden asiakasta kohden: jokainen laskutettu tunti tuottaa kaksinkertaisesti sen, mitä sama tunti maksaa, kun oma kustannushinta on laskettu mukaan. Alle 1,5x tasolla työskentelet yleensä lähinnä työkalujen, verojen ja yleiskulujen hyväksi. Tarkka luku riippuu markkinastasi ja kuluistasi, mutta tärkeintä on mitata sitä säännöllisesti, ei osua johonkin yleispätevään ihanneluokkaan.

Kuinka usein asiakaskohtainen kannattavuus kannattaa tarkistaa?

Kerran kuukaudessa riittää useimmille yksinyrittäjille, samalla kun täsmäytät laskut. Pienet studiot tarkistavat usein neljännesvuosittain projektitasolla ja kuukausittain asiakastasolla. Tavoitteena on huomata muutos ajoissa: asiakas, jonka kate on hiljalleen laskenut kahtena peräkkäisenä kuukautena, vaatii keskustelun, ei kriisiä.

Tarvitsenko erillisen työkalun, vai riittääkö taulukkolaskenta?

Taulukkolaskenta toimii, jos asiakkaita on vain muutama ja jaksat ylläpitää sitä. Kun mukana on asiakaskohtaisia kustannushintoja, hinnoittelusääntöjä ja useita projekteja per asiakas, oma ajanseurantatyökalu kannattavuusnäkymällä poistaa manuaalisen täsmäytyksen, joka hiljalleen syö aikaa, jota yritit säästää.